日本人の生産性の悪さがたまに記事になっている。
生産性を上げるには、効率的に仕事をするにはどうしたらよいか。
業務スピードを上げる
まず思いつくのは処理速度向上だ。
ルーティンワークは慣れが大切。
手順化し、何も考えなくても自動的に手が動くほど
繰り返し作業して短時間でこなす。
まずはこれが一つ目の目標。
自動化する
ルーティンワークであれば、自動化して自分の手から放してしまえばよい。
エクセルであればマクロやVBAを使う。他にも自動化ができるソフトはPythonなどたくさんある。
作り方はChatGPTで聞けばよい。
やってみる、作ってみることが大事。
最初は時間がかかるが、とにかくやりきることが大事。
やらないという選択肢
究極はやらないことが一番。
そのために、まずは「目的」「求められているもの」は何なのかをよく考えるべき。
依頼された業務を遂行することで、何が達成されるのか。業務を行う目的は何なのか。
必ずこれを考えてから、「目的」「ゴール」を都度思い出しながら作業をする必要がある。
さらには、目的を達成するための別の方法がむしろ良い結果を生むことも多い。
例えば、調査＋報告書の依頼を受けて、その指示のとおり2時間かけて作るよりも、
電話で1分話せば解決し、かつ依頼者の満足度も高いということもある。
究極的な効率化は、常に「目的」「求められているもの」を意識した業務遂行である。
実際、私自身これができていないことが多々ある。要改善。
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